吸管妞導(dǎo)讀
“雙童”文件管理規(guī)范
其實(shí),“雙童”發(fā)展二十多年以來,積累了大量的制度、規(guī)程和各種管理文件,它們是企業(yè)管理體系的重要組成部分,是形成我們企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)平臺?;诠緲?biāo)準(zhǔn)化工作和文化建設(shè)的需要,我們也專門制訂了《公司文件管理操作規(guī)范》,以指導(dǎo)員工在工作中對文件的編輯和管理。
“這份規(guī)范”細(xì)致明了地規(guī)定了文件所需要規(guī)范的所有細(xì)節(jié),比如:
1.文件的頁面設(shè)置
所有文件的設(shè)置按A4標(biāo)準(zhǔn)頁面,頁面設(shè)置為左邊2.5cm,其它三面按2.0cm設(shè)置;
2.文件的主標(biāo)題設(shè)置
文件主標(biāo)題文字在10個(gè)字以下的,在標(biāo)題框內(nèi)自動(dòng)選擇“標(biāo)題1”,字體設(shè)為黑體;文件主標(biāo)題文字在15個(gè)字以下的,在標(biāo)題框內(nèi)自動(dòng)選擇“標(biāo)題2”,字體設(shè)為黑體;文件主標(biāo)題文字在15個(gè)字以上的,在標(biāo)題框內(nèi)自動(dòng)選擇“標(biāo)題3”,字體設(shè)為黑體;
3.文件的編號設(shè)置
每個(gè)文件主標(biāo)題下面的編號用標(biāo)準(zhǔn)5號字、宋體、固定段落選擇15,按本規(guī)范要求進(jìn)行分類編號;
4.文件的序文內(nèi)容格式設(shè)置
序文內(nèi)容按標(biāo)準(zhǔn)小四、宋體、正文格式、固定段落選擇22、加粗,段前空2個(gè)字位置;
5.文件的章標(biāo)題設(shè)置
章標(biāo)題按標(biāo)準(zhǔn)小四、宋體、正文格式、固定段落選擇22、加粗;如整個(gè)文件中沒有一級條標(biāo)題則字體不用加粗;
6.文件的條標(biāo)題設(shè)置
一級條標(biāo)題到三級條標(biāo)題按標(biāo)準(zhǔn)小四、宋體、正文格式、固定段落選擇22;三級條標(biāo)題以后按abc編序;三級條標(biāo)題以下的文字按標(biāo)準(zhǔn)11.5、宋體、正文格式、固定段落選擇20;
7.文件的表單設(shè)置
文件中涉及到表單形式的,其標(biāo)題文字按五號、宋體、加粗、居中、正文格式、固定段落選擇20。表中項(xiàng)目文字采用五號、宋體、居中、正文格式、固定段落選擇20;
8.文件的落款名稱和日期設(shè)置
文件落款名稱和日期按右對齊,文字按小四、宋體、正文格式、固定段落選擇22、加粗;
9.文件的分類及編號
10.文件的級別名稱
11.文件的類目代號
12.文件的編制和審批
第一層次文件:與公司經(jīng)營管理活動(dòng)相關(guān)的內(nèi)容與指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn);
第二層次文件:本公司內(nèi)部的職能部門之間對某一活動(dòng)的聯(lián)系方式的描述,有關(guān)經(jīng)營管理活動(dòng)步驟的規(guī)范;
第三層次文件:管理細(xì)則、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等作為各部門運(yùn)行管理活動(dòng)的常用實(shí)施細(xì)則:包括管理標(biāo)準(zhǔn)、操作流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書)等;
第四層次文件:記錄表單,各部門呈現(xiàn)執(zhí)行程序文件或工作指導(dǎo)書類文件的結(jié)果與記錄。
13.文件的保管與發(fā)放
通過這份文件,我們統(tǒng)一了企業(yè)文件的編寫要求,從而明確指導(dǎo)各部門在形成、修訂、補(bǔ)充和更新文件時(shí)的統(tǒng)一規(guī)范!換句話說,無論是“雙童”多少位科室員工寫的文件,打開一看都像是一個(gè)人寫的文件!
當(dāng)然啦,除了出臺這份文件,更重要的是培訓(xùn),讓所有員工都能夠融會(huì)貫通!我們會(huì)有計(jì)劃地定期舉辦培訓(xùn)會(huì),通過PPT講解和現(xiàn)場教學(xué)操作,讓每位員工都能夠又快又好地完成企業(yè)文件的編寫!
除了提升員工的編輯書寫能力之外,文件規(guī)范管理也不斷影響員工起草文件的規(guī)范意識,并應(yīng)用到企業(yè)的各項(xiàng)重要工作中,促使企業(yè)在制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理上得以持續(xù)提升!而文件的規(guī)范編輯恰恰是“雙童”十多年來能獨(dú)攬起草國家級標(biāo)準(zhǔn)的重要原因之一。
親,現(xiàn)在你應(yīng)該明白為什么我們“雙童”人寫的文件都一個(gè)樣了吧?最后,吸管妞也要把這份干貨分享給粉絲們,快添加下方吸管妞的微信號領(lǐng)取這份職場干貨吧!